حول إدارة العقود والمتابعة
إدارة العقود والمتابعة ککیان مستقل تحت إشراف إدارة الشرکة تتألف من وکالتین للمعالجة ، هما مکتب العقود و المتابعة بالإضافة إلى قسم خاص یسمى الأرشیف الفنی. من بین المهام الإجمالیة لهذه الإدارة القیام بعملیات اختیار النشاطات التی تتعلق بإختیار جهات العقود ، إعداد وترتیب العقود لجمیع مقدمی الخدمة إلتزاماً بالقوانین واللوائح والتوجیهات المعمول بها ، ومتابعة الحالات ذات الصلة ومراقبة الإلتزام بشروط و محتوى العقود بشکل دقیق ، الزیارة المستمرة للمشاریع وأرشیف الوثائق و الأوراق ذات الصلة.
المهام المعمول بها
- مراجعة واتخاذ الإجراءات بشأن العطاءات و المناقصات والمزادات المقدمة من الأقسام ذات الصلة - عقد اجتماعات ما قبل المناقصة ، تقدیم العطاءات و المناقصات وإعداد الوثائق ذات الصلة والحصول على الموافقات اللازمة والتنسیق لنشر الإعلانات فی الصحف الوطنیة کثیرة الإنتشارو الإعلان فی النظم ذات الصلة. -تنسیق وعقد اجتماعات اللجنة الفنیة ، لجنة التجارة و التداول والإعلان عن نتائج اجتماعات لجنة التداول من خلال القناة العامة فی نظام الشرکة.- إبلاغ الفائز بالمناقصة و العطاء وإعداد العقد وفقا للقوانین واللوائح والتوجیهات ذات الصلة وإبلاغ العقود ذات الصلة.-مراجعة الوظائف المؤقتة والنهائیة للمقاولین والاستشاریین ومقدمی الخدمات ومراقبة التنفیذ الصحیح والدقیق لأحکام العقد والزیارات الجاریة للمشروع.- متابعة و تنفیذ جمیع طلبات التسلیم المؤقت والتسلیم النهائی وتصنیف الأراضی والحضور فی الاجتماعات ذات الصلة وحضور الاجتماعات المختلفة ، بما فی ذلک اللجان التقنیة واللجان التجاریة الوسیطة,- مراجعة واتخاذ إجراءات بشأن تمدید المدة ، ورفع سقف الریال ، وإنهاء ومراجعة وإطلاق الضمانات والودائع المتعلقة بالعقود. - تحریر القواعد واللوائح الداخلیة اللازمة فی المجالات ذات الصلة وتقدیم الحلول الإصلاحیة لتحسین الأسالیب الحالیة وحل المشاکل. - إنشاء أرشیف إلکترونی للوثائق والمستندات بما فی ذلک مستندات العطاءات و المناقصات و المزایدات والعقود وبیانات العطاءات والمراسلات ، إلخ.
البرامج و الأهداف المستقبلیة
تعدیل عملیة التعاقد ، بما فی ذلک تقلیل وقت العملیة ، وحذف المراحل غیر الضروریة ، ممکنة العملیة و ضبطها على موقع الوب بیس وتحدید الأولویات وجدولة التداولات - تعدیل عملیة المعالجة على المواقف بما فی ذلک تقلیل وقت المتابعة وتنفیذ وتطبیق الویب (Webbase) - تعدیل الهیکل التقنی والإجراءات وعملیات الشرکة التقنیة - تنظیم ورفع کفاءة و مکننة الأرشیف التقنی – تأمین الید العاملة من الموظفین المهرة و ذوی الکفاءة ورفع المستوى التقنی للإدارة